鼎档[2019]13号

福鼎市档案局关于2019年度档案管理

“双随机”检查情况的通报

市直各单位：   

为进一步促进档案管理工作的规范化建设，提高档案工作管理水平，根据《福鼎市档案局印发<2019年“双随机”执法检查计划>的通知》（鼎档[2019]6号）《福鼎市档案局关于开展2019年“双随机”执法检查的通知》（鼎档[2019]7号）文件精神，市档案局组织检查组于2019年10月22日至10月30日，对市委宣传部、编办、自然资源局、气象局、点头镇、龙安开发区的档案工作从文件材料归档管理、年度档案规范化整理、档案安全保管、信息化情况、到期档案移交和重点建设项目档案管理工作等方面进行检查，现将检查情况通报如下：

一、检查基本情况

从这次检查情况看，各受检单位能够认真贯彻落实档案法律法规，依法治档意识不断增强，归档质量不断提高，档案管理工作有了较大进步，档案安全管理条件和管理措施得到进一步落实，档案信息化建设步伐明显加快。通过检查，各受检单位档案工作主要有如下几个特点：

（一）领导重视，档案工作管理制度进一步落实

各受检单位对档案工作的重视程度普遍提高，把档案工作纳入领导议事日程，成立档案工作领导小组，定期听取档案工作情况汇报并解决实际问题，纳入岗位目标管理，明确分管领导，配备专兼职档案员，并做好人员上岗培训，档案管理制度得到进一步落实。

（二）加大投入，档案安全保管条件进一步改善

各受检单位加大档案基础设施建设，不断改善档案保管条件，基本实现有专门的档案库房，配置了档案箱等档案装具，档案室安装了空调、放置防虫药、配备灭火器等，确保档案安全保管。

（三）夯实基础，档案业务建设规范化水平进一步提高

各受检单位能够认真对本单位文件材料进行认真收集，及时归档，市气象局等单位除按时、按规范要求完成文书档案年度归档任务外，还规范行政审批、专业等各门类档案，有效地促进档案工作整体水平的提高。

（四）积极探索，档案信息化建设和开发进一步提升

多数受检单位重视档案信息化建设，档案数字化建设稳步推进，建立了档案目录数据库并及时上报，档案利用效率明显提高，档案管理水平和服务能力进一步提升。

二、存在主要问题

（一）档案基础业务工作不扎实，各门类档案未实行集中统一管理。在检查中发现，部分受检单位只注重保存收发文，党务、行政会议记录、业务统计报表、声像材料等账外材料没有收集到位，只注重文书档案归档，忽视科技、会计、专业、声像、实物及电子档案等的规范整理。一些单位股室档案没移交到本单位综合档案室，仍由相关股室自行保管，游离于综合档案室管理之外。部分单位到期档案没有移交至市档案馆。

（二）档案工作人员更换频繁、兼职过多。有的单位档案人员刚刚熟悉档案业务工作，又调整到其他岗位。有的单位档案人员身兼多职，岗位职责落实困难。有的单位档案人员未参加档案专业培训，档案专业知识缺乏，导致文件材料收集不齐全，归档不及时，整理不规范等。

（三）档案保管条件有待进一步改善。由于受办公条件限制，有的单位没有独立的档案库房，档案材料分散在各业务股室；有的单位档案库房偏小，档案室堆放杂物；有的单位安全防范意识不强，库房“八防”措施不全，消防设备不合格，存在火灾隐患。少数单位对电子目录和数字化副本的安全保管和备份工作不够重视，这些现象对档案的安全保管造成了不同程度的影响。

（四）档案信息化建设相对滞后。大部分单位档案信息化建设步伐缓慢，没有把档案信息化建设纳入单位信息化建设整体规划，有的档案室没有配置计算机和专门的档案管理软件，没有进行档案数字化全文扫描工作，机关办公自动化系统中没有设置档案管理模块，没有真正实现文档一体化管理，电子档案归档率较低。

三、今后工作要求

对于在检查中发现的上述问题，各单位要引起高度重视，以此次检查为契机，进一步提高档案意识，积极采取措施，限期切实加以改进。

（一）提高思想认识。档案是不可再生的资源，各单位要进一步提高对档案工作重要性的认识，进一步加强档案工作的组织领导和统筹协调，将档案工作与其他工作同等看待，同步规划，落到实处。

（二）加强统一管理。各单位要保持档案人员的相对稳定，认真完成年度归档任务，及时对会计、基建、专业、声像、实物等各门类档案进行规范化整理，实行集中统一管理并做好到期档案移交工作。档案人员要根据形势发展要求，不断学习新知识、新技能，提高自身业务工作能力，努力适应新时期档案工作发展需要。

（三）加快信息化建设。各单位要加快推进档案信息化建设和应用系统建设，加强电子文件的收集、整理、移交和归档工作；加大经费投入，将档案信息化建设经费纳入单位财政预算，有计划地开展档案全文数字化工作，努力提高档案现代化管理水平。

（四）确保档案安全。档案安全责任重于泰山，各单位要加强《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规的学习，提高档案法治意识，并按照市档案局和市保密局联合转发的《宁德市档案局 宁德市国家保密局关于印发〈档案室安全保密保管保护条件建设指引〉的通知》（鼎档〔2017〕3号）文件精神，改善档案保管条件和保管措施。各单位应建立专门档案库房，配备档案柜、消防器材、防盗门窗、窗帘、空调、除湿机、防虫药等，清理档案室杂物，将易引发火灾的电器设备移出档案室；档案库房实现专人管理，非管理人员不得随意进出；应建立档案利用登记簿，严格落实档案利用制度；档案员要定期清点档案，防止档案丢失、虫蛀。对已发生发霉、虫蛀、破损的档案要及时修裱，并做到涉密不上网，上网不涉密，强化安全保管措施，确保实体档案和档案信息安全。

（五）规范外包服务。在检查中发现，许多单位档案人员少且多为兼职，不能独立自行整档，采用档案外包服务。但外包服务公司业务水平和服务质量参差不齐。各单位在委托过程中，必须选择合法经营并取得档案备案证书的服务公司，要求档案服务公司上门服务并加强管理，切实落实档案管理主体责任，防止“一包了之”。

 附件：2019年度档案管理双随机检查情况表

                                福鼎市档案局

2019年11月15日