福鼎市第二次全国污染源普查档案整理工作采购服务项目

询价公告

一、 项目名称：福鼎市第二次全国污染源普查档案整理工作采购服务项目

二、 采购人：宁德市福鼎生态环境局

三、 采购机构及地址：宁德市福鼎生态环境局；福鼎市玉龙北路201号宁德市福鼎生态环境局2楼普查办

四、 采购内容： 

五、 采购预算：10万元。

六、 评标办法

     本项目采用的评标办法：符合投标资格的投标者，以报价最低者中标，最终总价超过10万元的，以10万元结算。

七、 服务内容及要求：

（一）项目背景

    根据福建省生态环境厅 福建省档案局《关于进一步做好全省第二次全国污染源普查档案管理工作的通知》（闽环保普查〔2019〕 1号）要求，福鼎市第二次全国污染源普查办拟将第二次全国污染源普查成果等纸质档案进行整理归档并数字化，进一步规范我市第二次全国污染源普查档案管理工作。工作地点位于福鼎市第二次全国污染源普查办公室。

（二）项目目标

    通过服务外包形式，委托专业档案整理扫描加工公司对福鼎市第二次全国污染源普查成果档案（包括普查工作中具有保存价值的文字、图像、声像、电子及实物等各种形式和载体的历史记录）进行整理归档并数字化，实现档案装订标准化、高效化，对以纸质为主要载体的档案进行整理归档，并通过扫描、拍照、刻录、复制等技术手段，将纸质档案转换为标准化电子档案，并负责符合福鼎市档案局档案管理要求的纸质档案和电子档案移交福鼎市档案管理局入库归档，建成资料齐全的纸质档案和电子档案数据库。

（三）项目服务内容

完成福鼎市第二次全国污染源普查档案的重新整理装订工作和保管期限30年以上普查档案的数字化加工、电子档案信息著录，档案整理装订应符合 《污染源普查档案管理办法》（环普办〔2018〕30号）要求装订规范要求。所有档案应在2019年11月25日前完成（详见下表）。

    最终结算项目总工程款项为工程结束验收后的实际档案数＊中标人各项单价的报价。中标人的工作人员和设备进场后，须先扫描一份由采购人提供的卷宗，根据投标文件和合同中规定的工作流程制作成品并提交给采购人确认扫描质量和效果，以确认结果作为卷宗数字化成品的质量和效果标准。

   项目所需的工具及耗材费用，档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材费用、场地布置费用均由中标人承担。工作场地及相关水电需求由采购人提供。

   本项目的投标报价应包括纸质档案的整理归档、数字化加工软件和各项技术人工服务并达到验收合格的一切费用，完成系统挂接所需设备和其他费用由中标人负责。

    档案管理软件采用与宁德市普查办一致的档案管理软件，软件采购费由中标方支付。

（四）项目参考及依据的标准

 《中华人民共和国档案法》

 《档案文件整理规则》（DA/T 22）

 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）

 《电子公文归档管理暂行办法》（档发〔2003〕6号）

 《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）

 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1）

 《污染源普查档案管理办法》

 《污染源普查纸质文件材料整理技术规范》

 《照片档案管理规范》（GB/T 11821）

 《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）

 《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）

 《档案著录规则》（DA/T18-1999）

 《档案装裱技术规范》（DA/T25-2000）

 《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号）

（五）技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

1、档案接收

1.1需要进行档案整理和数字化处理的档案材料，由采购人指定工作人员将档案移交给中标人，中标人需指定专人负责，并将人员名单报送采购人。档案接收时，接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。库存案件的接收，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。

1.2接收环节主要注意以下事项：

1.2.1中标人调卷工作人员和用户方档案管理人员在档案库房或指定场地，接收采购人移交的档案或材料；

1.2.2对提取的档案进行清点，共同进行档案内容、目录、数量的核对；

1..2.3清点结束，在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记，双方签字；

1.2.4放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存。 

2、档案整理加工流程及技术规范要求

2.1污染源普查纸质文件材料的整理原则：遵循普查文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之问的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.2染源普查文件材料共分为管理类、污染源类、财务类、声像实物类和其他类五大类。其中，污染源类又分为工业污染源、农业污染源、生活污染源、集中式污染治理设施和移动污染源五类，各类文件材料应当按照“全宗号-行政区城代号-文件类别代码-年度-保管期限代码-件号”的格式编制档号。其中，全宗号根据档案行政管理部门分配给环境保护主管部门的全宗号进行编写。 6 位行政区域代号按照国家统计局官网公布的《2016年统计用区划代码和城乡划分代码》中区（县）级的前6位数字进行编写。文件类别代码分别为：1管理类；2.污染源类：2A.工业污染源，2B.农业污染源，2C．生活污染源，2D．集中式污染治理设施，2E．移动污染源；3．财务类；4．声像实物类；5．其他类。年度根据文件材料的成文时间（或形成时间）进行编写。保管期限分为：永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“ D30 ”、“D10”标识。财务类、声像实物类、其他类文件材料的整理方法和要求，按照相关规定执行，

2.3分件：管理类和污染源类纸质文件材料均以“件”为单位进行整理。

2.3.1管理类：管理类文件材料主要是指污染源普查工作过程中各级污染源普查机构用于管理和指导普查工作开展的相关文件材料，一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件 (作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.3.2污染源类：污染源类文件材料主要是指各种污染源类型的普查对象所提供的各类依据性文件材料，以及普查过程中产生的各类表格、数据汇集及相关文件材料（包括各类污染源汇总数据和区域汇总数据）。一般针对不同类型污染源进行采集（或登记）不同数据（或信息）的文件材料各为一件，以工业污染源为例，某化工企业的入户调查表、监测数据表、生产记录、治污设施运行记录、锅炉资料、环评报告等各为一件(内容单薄的相关依据性文件材料也可组合为一件）；各类污染源的汇总性文件材料各为一件，例如：工业污染源产排污系数手册、工业污染源普查数据汇总表等各为一件；某行政区域针对各类污染源的汇总性文件材料各为一件，例如：某县污染源普查入户调查表及填表说明、某县污染源普查数据汇总表等各为一件。

2.4排列 ：

2.4.1每“件”中不同稿本的排列正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸、定稿在后。

2.4.2“件”与“件”之间的排列：依据分类方案，按照事由、结合时间和重要程度进行排列。会议、活动文件材料，普查数据表册等成套性的文件材料应集中排列；同一事由的一组文件材料，一般按照成文时间（或形成时间）的先后顺序进行排列；信息、简报、情况反映等，按照从编序号排列。

2.5装订装订以“件”为单位进行，以固定每件文件材料的页次，防止文件材料张页丢失，便于文件材料归档后的保管和利用.装订前，应对破损的纸张进行修裱，修裱应采用糊精或专用胶水，不得用胶带粘贴；应对字进模糊的、易扩散的、易磨损的、易褪色的文件材料进行复制；应去除纸张上易锈蚀的金属物，如铁质订书钉、曲别针、大头针、推钉、鱼尾夹等；应对过大的纸张进行折叠，对过小纸张进行托附，对装订线内有字迹的纸张贴补纸条等。装订时，采用的装订材料应符合档案保护要求，不得包含或产生可能损害文件材料的物质。装订方法应能较好地维护文件材料的原始面貌，符合同级国家综合档案馆的统一标准要求，原装订方式符合要求的，应维持不变。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订后，文件材料应牢固，安全、平整，做到不倒页、不侧页、不掉页、不压字、不影响阅读，有利于保护和管理。2.6编号

2.6.1编页号：将每件文件材料摘本排列、装订后，应编写每一件文件材料的页码，以固定每一页在文件材料中的位置。文件材料中凡是有图文的页面都必须编写页号。当文件材料有连续页码时，则无需重编页号；无页码或无连续页码时，每件有从“1”开始，使用阿拉伯数字编流水页号。空白页不编号。编写位置：正页面右上角、反页面左上角的空白处。页码使用黑色铅笔编写。

2.6.2编件号：按照件与件的排列顺序，将每件排列好后，应逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置。件号从“l”开始，使用阿拉伯数字编流水件号。编写位置：归档章的“件号”栏内。

2.7盖章

2.7.1归档章项目包括：全宗号、年度、件号、机构成问题、保管期限、页数等。其中，全宗号、年度、件号、保管期限等项目为必备项目，其他项目为选择项，归档章的规格一般为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，详见下图。

2.10装盒：将归档文件材料按件号装入厚度适中的档案盒中，并填写档案盒的封面和盒脊有关项目，以便于保管和利用档案。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件材料不得装入同一个档案盒。归档文件材料装盒时，不得过多或过少，以能空出一根手指厚度为宜。

3、数字化扫描工作环节与质量要求

对保管期限30年以上普查档案完成数字化扫描，档案扫描工作环节主要包括以下内容：档案接收、拆卷整理、扫描原件、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、目录建库、数据生成、装订、盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。加工过程建立安全保密管理机制和质量管理机制，确保安全管理制度和质量管理制度落实，确保档案原件和数字化档案信息安全，确保各环节工作符合要求，建立完整规范的工作记录。必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。各工作环节具体要求如下：

3.1档案接收：接收要求认真核对，避免差错发生。

3.2档案扫描：档案采用扫描方式，扫描影像保持原档方向。纸质档案的数字化加工一般采用黑白二值模式进行扫描，对于材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清晰度较差、黑白扫描模式下无法辨识清晰的页面，应当采用全彩色模式进行扫描。在扫描过程中，应遵循以下几项标准：

3.2.1质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中A3幅面档案需采用A3幅面扫描仪，不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描，并进行并页处理。

3.2.2在扫描过程中应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的实际扫描页码、页数与前处理时填写的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3.2.3扫描完成后，应按照用户方档案装订规范进行装订，装订前要对档案进行全面检查，按原孔对照装订，不能重新打孔。并保持档案页面排列顺序不变，案卷不掉页，保持卷宗左边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印，并装订到案卷最前面。

3.3图像处理：

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。对传真件、复印件、红蓝章等进行特殊图像处理，图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。

3.4质量自检：

中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付与用户方验收。

4、项目实施要求

4.1 中标人需提供的扫描设备和软件要求

4.1.1用户方只提供合适的扫描加工工作场地，其余由中标人负责，如：提供完成档案扫描加工服务所需各种硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机、移动硬盘等）、软件等加工场内配备、材料（纸张、夹子、文具等装订、裱补材料和工具以及其它材料）、消耗等。中标方用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续，计算机配套操作系统、办公软件等软件均应为正版软件。

4.1.2中标人应根据场地，工期等要求合理及时调配扫描设备和物资，严格按照工期要求完成工作任务。

4.1.3根据安全保密工作要求，中标人用于档案数字化的信息设备及信息系统禁止与其他网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘鼠标等具备无线互联的设备。中标人在完成工作任务后，应将其自带的信息设备中的硬盘、光盘等全部存储部件及数字化过程中使用过的移动硬盘、U盘、存储卡等全部移动存储介质无偿移交用户方。

4.1.4中标人在服务期间应自行提供一套与宁德市普查办统一的档案数字化系统软件（含加工软件和管理软件），并能够实现与宁德市普查办电子档案系统、同级档案局档案系统对接。

5、安全保密要求

中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和用户方的有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在用户方指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到：

5.1中标人参与本合同包的所有工作人员应在上岗前进行保密教育，签署保密承诺书，明确保密职责与违法责任，严防泄密现象发生。

5.2中标人的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质(含U盘、软盘、硬盘、刻录光盘、手机、MP3、MP4等)等个人信息设备和手包、提包、报刊、纸张等其他与工作无关的私人物品带入档案数字化处理工作场所。严禁将场所内的任何物品带离场所。

5.3用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口应进行管控，使接口处于封闭状态，中标人的工作人员不得擅自启封使用。

5.4未经用户方批准，中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

5.5中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

5.6中标人及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。

5.7扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5.8不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，具备拍照功能的手机、平板等电子设备不得带入现场，确因工作需要使用的，必须报采购人备案审核通过后方可带入，一旦发现违规现象，该设备必须留存于采购人处，中标人须按照合同承担相应责任。

6、服务要求

中标人须提供从项目整体验收合格之日起，提供1年的免费质保期服务。

八、交货及验收标准

中标商应于2019年11月25日前提交全部项目成果，成果包括但不仅限于福鼎市第二次全国污染源普查档案整理成果及档案数字化成果及备份各一份。

福鼎市第二次全国污染源普查档案整理工作依据福建省生态环境厅 福建省档案局 《福建省第二次全国污染源普查档案检查验收标准》（闽环保普查〔2019〕2号）开展验收，需分别通过普查办组织开展的验收和当地档案局的验收工作。

九、询价供应商基本资质要求

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条及《政府采购法实施条例》第十八条规定。

2.从采购机构在本公告中规定的渠道获取了采购文件，且在法律上和财务上独立于采购机构。

    3.投标人须提供具有档案管理和档案数字化服务资质的营业执照及福建省档案服务机构备案证书；法人身份证；“信用中国”上未被列入“失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录”名单的证明。

4.本招标项目不接受联合体投标。

十、询价通知书领取的时间、地点

1.时间：从2019年11月11日起至2019年11月13日（工作日），上午8：30-12：00，下午15：00-17：30(北京时间)。

2.地点：福鼎市玉龙北路201号宁德市福鼎生态环境局2楼普查办

3.领取人须携带加盖公章的供应商营业执照复印件、加盖公章的授权书、本人身份证复印件。

4.逾期送达的或者未送达指定地点的或未按招标文件要求密封和加写标记的投标文件，招标人不予受理。

十一、响应文件的递交

递交截止时间：2019年11月14日15:00（北京时间）。

递交地点：福鼎市玉龙北路201号宁德市福鼎生态环境局2楼普查办，如有变动将另行通知。

询价供应商须派专人在响应文件递交截止时间之前将响应文件送达递交地点。以电报、电话、传真、电子邮件形式递交的响应文件将不予接受，逾期收到或不符合规定的响应文件恕不接受。

十二、投标保证金的提交

1.投标保证金提交的时间：递交投标文件的同时递交。

2.投标保证金提交的金额：人民币一万元整。

3.投标保证金提交的方式：现金(信封袋装并加盖投标人公章)。

十三、采购机构信息：

采购机构：宁德市福鼎生态环境局

联 系 人：周甲艺

联系电话：0593-7826276